Pasivo a Largo Plazo

Los pasivos a largo plazo está representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año, o al ciclo normal de las operaciones de éste es mayor. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos, redención de acciones preferentes, etc. Los pasivos a largo plazo dentro de las empresas más comunes son: los Préstamos hipotecarios y los Bonos u Obligaciones por pagar.

Las tablas de Amortización sirve para reflejar cómo se está realizando el pago de una deuda contraída mayormente representados por inversiones cuantiosas que la empresa desea realizar y en donde se mueve a lo que se le llaman "documentos por pagar a largo plazo", ya que, enormes cantidades de dinero no pueden ser pagados al momento, porque se daría en caso de que la empresa se quedara sin liquidez (a menos que sea un tipo de empresa donde le efectivo sea su forma de pago de manera continua y no mediante cheques). Estas inversiones generan intereses y gastos, por lo tanto, se necesita llevar un control de lo que se va amortizando (pagando o gastando la deuda).

En el presente trabajo se tomarán en consideración, rubros que pertenecen a los pasivos a largo plazo, como: hipotecas por pagar, créditos diferidos, los efectos por pagar a largo plazo y el fondo de amortizaciones.

Son todos aquellos adeudos que están representados por documentos, hipotecas, o títulos; y cuyo vencimiento en el largo plazo es mayor a un (1) año para aquellas empresas que por sus características especiales así lo tengan.

El Pasivo consolidado ó a largo plazo se establece por lo general para efectuar inversiones de carácter permanente. Por esta causa el pago se establece en relación con la capacidad de generación de fondos que origina la depreciación o amortización del activo tangible no circulante.

Dentro de este concepto encontramos hipotecas, emisión de obligaciones, préstamos refaccionarios, de habilitación o avío y, excepcionalmente, créditos recibidos de proveedores.

Hipotecas por pagar:

Concepto: Son préstamos contraídos por las empresas pero debidamente garantizadas con bienes e inmuebles, y sobre las cuales no puede pesar enajeción o gravamen sin la debida cancelación.

Características:

Los préstamos tienen garantías que se derivan del inmueble hipotecado.

Si el deudor no cumple con el pago, se ejecutará la hipoteca, rematando el bien y el acreedor o prestamista cobrará el monto del capital de la hipoteca, los intereses que estos hayan causados, los gastos judiciales y cualquier otro gasto por el cual haya incurrido el incumplimiento de la misma.

El acreedor no llega a ser necesariamente el propietario del bien hipotecado.

La hipoteca debe ser registrada debidamente en el Registro Público para que tenga efectos legales y poder actuar en caso de no cumplirse con las cláusulas establecidas al momento del préstamo.

Tabla de amortización:

Las compras de finca raíz de ciertos tipos de equipos se financian con frecuencia mediante la emisión de documentos a largo plazo que exige una seria de pagos por cuotas. Estos pagos (llamados "servicio de deuda") se pueden vencer, semestral, mensual o trimestralmente o en cualquier otro intervalo. Si estas cuotas continúan hasta que la deuda ha sido completamente pagada, se dice, que el préstamo está siendo totalmente amortizado. Con frecuencia, sin embargo, los documentos de las cuotas contienen "fecha de vencimiento" en el cual el saldo restante no pagado, debe ser cancelado en un solo "pago global".

Algunos documentos exigen el pago de cuotas que corresponden a los cargos de intereses periódicos (un documento de "sólo intereses"). Bajo estos términos, el capital del préstamo es pagadero en una fecha de vencimiento específica. Con mayor frecuencia, sin embargo, los pagos de cuotas son mayores que el monto de intereses que se acumulan durante el periodo. Por lo tanto, solamente una porción de cada pago de cada pago de cuotas representa un gasto de intereses y el monto restante del pago reduce el capital del pasivo. A medida que el monto adeudado se reduce al efectuar cada pago, la porción de los siguientes pagos que representa el gasto de intereses se reducirá y la porción dirigida al pago del capital aumentará.

Créditos diferidos.

Concepto: son ingresos que no han sido devengados o ganados y que corresponden a diferentes períodos de tiempo. Su característica fundamental es que no requieren un desembolso de dinero o ingreso. Entre estos podemos mencionar: alquileres cobrados por anticipado, la prima en emisión de obligaciones, utilidad bruta diferida en ventas a plazos, exceso del valor en libros sobre el costo de las acciones en subsidiaria, etc.

Los créditos diferidos son partidas no monetarias pero se pueden convertir en pasivos, si es así, pasarían a ser partidas monetarias, por lo tanto, en épocas de inflación de más de un dígito se debe reconocer en los resultados los efectos de la pérdida de poder de compra del bolívar (caso de Venezuela) por efectos de inflación.

Tratamiento contable: los créditos diferidos se deben valorar igual que los pasivos debido a su característica de poder convertirse en pasivo si no se devenga, por lo tanto, será su valor nominal o restitución de pago y los que estén en moneda extranjera se valorarán a la cotización de la fecha en que se elaboren los estados financieros, a excepción del exceso del valor en libros sobre el costo de las inversiones en subsidiarias que se determinará por la diferencia entre el costo de adquisición de las acciones adquiridas y su valor contable.

Efectos por pagar a largo plazo.

Concepto: son obligaciones a corto plazo respaldadas por documentos de crédito como son: letras de cambio, pagarés, etc. Por lo general, están sujetas al pago de intereses, por lo tanto, los devengados a la fecha de cierre se deben registrar como un pasivo circulante en una cuenta de gastos acumulados. Aquellas obligaciones que, en virtud de su naturaleza, no puedan ser clasificadas adecuadamente dentro de las partidas o cuentas que se presentan separadamente dentro del pasivo circulante, debe presentarse como "otras cuentas por pagar".

Fondo de amortización.

Son reservas en monedas que se van creando mensualmente para soportar el pago de un gasto que se va a realizar en una determinada fecha, como por ejemplo: utilidades.

Estado de Cambios en la Situación Financiera

El Estado de Cambios en la Situación Financiera, es uno de los más importantes para la Gerencia de una organización; hoy día, dicho Estado es de obligatoria presentación en la mayor parte de los países del mundo.

Este estado también se conoce como el Estado de Fuentes y Usos, o Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos, que le interesa a la Gerencia, porque le muestra de donde provienen sus fondos y a que los aplica.

Una derivación de este estado financiero es el denominado corriente del efectivo, que determina las fuentes y los usos de los fondos, que se hacen en dinero efectivo. Esta derivación cada día cobra mayor vigencia dada la necesidad de controlar, por parte de la Gerencia Financiera los flujos de Caja, dado que en el mercado de servicios financieros hay atractivos paquetes para utilizar el dinero excedente por corto tiempo, en la mira de darle rentabilidad.

Al comparar el Estado de cambios en la situación financiera y el Estado de flujo de caja o efectivo, se encuentra que son muy similares - El presupuesto de caja se sucede con anterioridad al periodo contable en cuestión, y se refiere a las transacciones de efectivo, mientras que el Estado de Cambios en la Situación Financiera se sucede al fin del periodo contable y analiza todos los cambios en los activos y pasivos.

En resumen el Estado de Cambios en la Situación Financiera es otro Estado Financiero, de tanta importancia como el Estado de Ingresos y Egresos y el Balance General, lo que hace necesaria su preparación y presentación.

Un Estado de cambios en la situación financiera presenta dos partes bien definidas: Las fuentes de fondos, y las aplicaciones de fondos. Las fuentes de fondos más importantes son los recursos generados por:

 Las operaciones normales de la empresa.

Los de la venta de activos distintos a los corrientes.

Préstamos a largo plazo.

Emisión de acciones y bonos.

Las aplicaciones de fondos más importantes son las erogaciones generadas por:

 

Pago de dividendos

Devolución o pago de la deuda a largo plazo.

Adquisición de activos no corrientes.

Inventarios

 

Preparación del Estado De Cambios En La Situación Financiera.

Existen tres métodos básicos para la preparación del Estado de Cambios en la Situación Financiera, a saber:

  1. El que tiene como base el capital de trabajo.

2. El que tiene como base el efectivo (Estado de Flujo de Caja)

3. El método de la comparación del balance al principio del periodo contable con el balance al final del período contable.

 Cualquiera que sea el método que se use, el resultado final del Estado de Cambios en la Situación Financiera debe ser el mismo.

 Pasos para preparar El Estado De Cambios En La Situación Financiera.

Un análisis de fondos consta de cuatro pasos separados, aunque solo el tercero es el que constituye la esencia de todo el análisis, y es, el que genera algún trabajo. Los pasos son los siguientes:

A. Cálculo del cambio en el capital de trabajo neto,

B. Determinación de cuáles cuentas que no son de capital de trabajo han cambiado.

C. Análisis de las cuentas que no son de capital de trabajo.

D. Preparación del Estado de Cambios en la Situación Financiera.

En materia financiera se puede hablar de tres tipos de decisiones; las óptimas, las subóptimas y las intuitivas.

 

a) ÓPTIMAS: Se considera una decisión óptima como la mejor solución a las condiciones especificadas del problema a resolver. Es el modo de actuar o curso de acción que maximiza el logro de determinado conjunto de objetivos. Por consiguiente, una decisión es óptima o no lo es.

El conjunto especificado de condiciones, es decir, la demanda o necesidad de recursos, implica una solución, y esta es óptima si maximiza el logro los objetivos.

b) SUBOPTIMAS: Una decisión subóptima no es necesariamente una decisión inferior o una decisión mala. Subóptima se refiere a una decisión óptima tomada a un nivel inferior de la organización. Es decir el tomador de decisiones subordinado escoge un curso de acción que maximiza el logro de sus objetivos fijados por la Dirección. Una decisión subóptima aunque optimizante con respecto a los objetivos de la sección, puede no conducir a una decisión óptima en lo que se refiere al logro de objetivos de la organización. Por ejemplo, el jefe de una sección puede recibir instrucciones de minimizar los gastos de producción con respecto a algún requisito de producción definido. La decisión óptima tomada en esta sección puede resultar incongruente con relación a las subóptimas adoptadas por los tomadores de decisiones de otras secciones, de ahí que el efecto final pueda ser un conjunto general de decisiones, que no sea óptimo para la Empresa en conjunto, o sea, que no maximice el logro de los objetivos de la organización.

c) INTUITIVAS: Las decisiones intuitivas son las elecciones que se efectúan sin saber si son óptimas o no. Algunas de estas decisiones son adoptadas tan a la ligera que parece como si hubieran sido tomadas a ciegas. Tales decisiones se toman en todos los niveles de gerencia y su importancia se determina por el hecho de que una abrumadora mayoría de las decisiones entran en esta categoría. La explicación de la forma intuitiva de tomar decisiones gira en torno a muchos factores. Algunos de estos son:

1. Se destina un tiempo insuficiente a obtener decisiones óptimas.

2. No se definen claramente los objetivos o no se estructuran bien las condiciones del problema a resolver.

3. La complejidad del problema impide una solución óptima; es decir, que no se puede deducir una decisión óptima.

4. Falta de información.

5. En algunos casos se plantea que el costo de obtener una solución óptima es mayor que el costo del error vinculado a una decisión intuitiva. Este quinto punto implica que en tales condiciones el proceso intuitivo es el óptimo.

Muchos de los problemas más importantes con que se tropieza en la administración de las empresas son demasiado complejos para admitir soluciones óptimas. Pero esto no quiere decir que no se pueda y deba mejorar la calidad de las decisiones intuitivas. Uno de los principales fines de estudiar el modo de tomar decisiones financieras es el de desarrollar instrumentos, medios analíticos e ideas para mejorar la calidad de las decisiones intuitivas.

La Cuenta T

Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.

La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.

Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo y los valores de crédito al derecho de una cuenta general de legajo. Las cuentas del legajo se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta está vacía.

El sistema de contabilidad por partida doble es la base del sistema estándar usado por negocios y otras organizaciones para llevar la cuenta de las transacciones financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las operaciones de un negocio (u otra organización) son cabalmente representados por variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular del negocio como valor monetario.

Cada transacción es registrada por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de débito deben ser iguales al valor total de los valores de crédito. La premisa para esto es que cualquier transacción monetaria debe afectar lógicamente a dos aspectos de una compañía. Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Débito), también debe ser pagado (Cuenta de Banco de Crédito). Alternativamente, si se vende un elemento (Inventario de Crédito), entonces también se le debe pagar por él a la compañía (Cuenta de Banco de Crédito). La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "balanceadas" - los lados de débito y crédito deben equivaler el mismo monto.

Estados Financieros

Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.

Los análisis de estados financieros también conocidos como análisis económico financiero, análisis de balances o análisis contable es un conjunto de técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectiva de la empresa, con el fin de poder tomar decisiones adecuadas

Otra definición dice que el análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasado, y los resultados de las operaciones de una empresa con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL

Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darles a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad, concisión y fácil consulta. Pueden ser de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados.

Los básicos son los siguientes:

Balance general.

Estado de resultados o pérdidas y ganancias.

Estado de capital contable.

Estado de flujos efectivo.

Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen de una sola empresa. Antes de entrar a hablar sobre cada uno de ellos es necesario aclarar primero algunos elementos:

El activo: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico, como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios futuros.

El pasivo: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro deberán transferirse recursos o proveer servicios a otros entes.

Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.

Libros Contables

Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continúa. (Art. 125 D.2649/93).

Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.

CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio, de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.

La norma permite que los libros antes citados se puedan reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.

Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.

Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser registrados, de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los libros obligatorios.